Rendezvényszervezés felsőfokon

Bízd profira a rendezvényed sikerét

 

Sokan nem is tudják milyen nehéz megszervezni egy eseményt, legyen szó akár egy sajtótájékoztatóról, fesztiválról, születésnapról vagy esküvőről. Számos feszültséggel jár, ha saját magunk szervezzük, rengeteg dologra kell koncentrálni és mindig a helyzet magaslatán kell lenni. Bármelyikbe is fogunk, számos tényezőt nem szabad figyelmen kívül hagyni és érdemes jóval előtte letisztázni mindent. Előzetesen  gyűjtsünk össze minél több információt (pl. elképzelés, ötletek, helyszín), mely az elindulást és az esetleges közös munkát segíti, ugyanis egy rendezvény sikerességében fontos szerepet játszik a szervező csapat (amennyiben felkérünk valakit), valamint azadott személy vagy vállalat, akik a konkrét célok meghatározásával elősegítik a munkát. Az alábbiakban a legalapvetőbb dolgokat fogjuk felsorolni, melyek nélkül egy rendezvény el sem indulhat.

Mindenekelőtt érdemes meghatározni a rendezvény típusát, célját, célcsoportját netán mottóját. Majd a helyszín kiválasztásához meg kell határozni a létszámot és a célcsoportot is, ezt követően vagy ezzel  párhuzamosan az időpontról is dönteni kell. Egy előzetes ütemterv és a költségvetés sem elhanyagolható, ahhoz, hogy minden gördülékenyen menjen, valamint érdemes a szervezés során egy névsort is összeállítani a résztvevőkről.

Természetesen helyszínválasztás előtt ajánlott több helyre ellátogatni, helyszínbejárást tartani, végül az általunk legjobbnak vélt mellett dönteni. Ne felejtsük: rögzítsünk mindent írásban! Ezt követheti – a teljesség igénye nélkül – a catering, hang- és fénytechnika, dekoráció megrendelése, grafikai anyagok elkészítése, engedélyek bekérése (pl. rendőrség, tűzoltóság, önkormányzat, ELMŰ stb.), programterv kialakítása, valamint egy forgatókönyv készítése a staff számára kontaktlistával kiegészítve. A forgatókönyv legyen áttekinthető, érthető és mindenre térjen ki egészen az előkészítéstől, a lebonyolításon át utómunkáig. Ezek a legfontosabb teendők, természetesen számos más feladat szükséges egy rendezvény sikerességéhez.

Röviden összefoglalva az alábbiak szerint érdemes haladni:

  • rendezvény típusának meghatározása
  • helyszínbejárások
  • helyszín foglalása és ezzel párhuzamosan az időponté is
  • ütemterv és költségvetés
  • catering szervezése
  • személyi feltételek, humán erőforrás biztosítása (biztonsági őr, hostess, előadó, takarítók,
    sofőr stb.)
  • engedélyek bekérése (rendőrség, tűzoltóság, önkormányzat, ELMŰ stb.)
  • hang- és fénytechnika (mikrofon, kivetítő, projektor, hangtechnika)
  • berendezések bérlése
  • dekoráció
  • program kialakítása
  • rendezvénytől függően kommunikációs kampány, marketingfeladatok
  • meghívottak névsora, VIP vendéglista
  • ültetés kialakítása (ha szükséges)
  • nyomdai anyagok elkészítése
  • kiegészítő szolgáltatások szervezése (szállás, programok)
  • előlegek, számlák rendezése
  • az esemény előtt egy újabb helyszínbejárás
  • lebonyolítási forgatókönyv

Ön megálmodja, mi megvalósítjuk! Hívjon minket!

Fotó: Pinterest

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Kapcsolodó cikkek